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北京林业大学基建工程合同管理办法(北林校发〔2015〕37号)
 
 
作者:基建房产处   发表时间: 2016-03-03     浏览次数  
  

为了加强基建合同管理,保障学校的合法权利不受侵害,根据《中华人民共和国合同法》等法规的规定和学校的具体情况,特制定本办法。

第一条 本办法适用于学校签订的下列各类与基建相关的合同:

1.招标代理、设计、勘察、监理等合同;

2.施工总承包合同;

3.消防、弱电、电梯、绿化等专业分包合同;

4.材料及设备买卖合同;

5.技术(咨询、开发、转让)合同;

6.其他具有合同性质的意向书、协议书等。

第二条 订立合同应当遵守平等互利、协商一致的原则。根据《合同法》的规定,合同一般应具备下列主要条款:

当事人的名称;标的、数量、质量;价款、酬金及结算方式;履行的期限、地点、方式;工期、供货期、质量等方面的违约责任及处罚方式;合同签订的时间、地点;约定合同争议的处理方式及管辖地。

第三条 合同的审核

基建房产处综合科负责组织合同文本的汇审,审核人员由基建房产处负责工程的商务人员、现场专业技术人员、造价人员、法务人员、主管副处长和审计部门(依据项目审计实施方案对基建项目合同进行审核)组成。审核人员应根据招标文件或相关约定等审核合同是否明确约定工期,因质量、工期、弄虚作假、环保检测不合格等违约的处罚条款,付款节点和比例,设备材料验收的规范和标准,尽量规避或降低合同在执行过程产生的各种风险等。

经招标后与中标单位签订的合同,其合同版本应以招标文件所附合同为依据,原则上不作修改。

合同审核责任分解如下:

1.基建房产处综合科负责审核合同主体是否是中标企业、是否具备法人资格,是否是法人及授权代表人签署合同。审核形式、标的、数量、各种违约处罚、售后服务、保修、保证担保、争议解决方式等内容是否约定清楚。

2.基建房产处工程科技术人员负责审核:合同承包范围的划分(包含现场现有条件的描述,与其他工程的交叉等)、成品保护约定及赔偿方式、竣工后要求对方提交的工程资料、材料及设备检验(包括学校抽检)、进度计划的要求、工期及质量标准、付款节点及比例等内容是否约定清楚。

3.基建房产处造价管理科造价人员审核以下内容是否约定清楚:合同结算方式、支付比例是否存在风险,变更计价的原则,材料及人工费的约定风险范围,工程竣工结算及结算条件、周期是否约定清楚。

4.基建房产处法务人员负责审核合同条款是否符合国家、北京市以及学校的规定,对合同潜在风险进行评估和分析,应尽可能降低或规避风险。

5.审计处根据工程全过程审计办法,提出综合性审核意见。

6.基建房产处主管招标工作的副处长要负责把关合同整体内容,着重审查各审核人员提出的意见和建议是否合理以及合理化的建议是否已经修改或补充到合同文件中。

因合同审核把关不严而对工程的质量、造价、进度等造成影响的,将视情况,参照各部门制定的内部奖惩规定,对相关责任人予以处罚。

第四条 合同的谈判

如合同需要谈判,基建房产处主管综合科的副处长负责组织与工程前期相关的合同谈判工作,主管工程科的副处长负责组织施工阶段的合同谈判工作,谈判人员可包括:基建房产处技术、商务人员、法务人员、审计部门相关人员(依据项目审计实施方案的要求决定是否参加)。纪委和监察部门的同志可根据需要监督谈判过程。谈判应形成谈判纪要,所有参与的相关人员要在谈判纪要上签字,并随合同文本一同存档。

第五条 合同的审批

对外签订合同时,由基建房产处拟写合同文本,经合同审核各责任人员复核把关并签注意见后,经基建房产处处长审核后报分管基建校领导审批。

第六条 合同的签订

学校校长代表学校同具有相应民事权利能力和民事行为能力的自然人、法人签订总包和监理合同;其他合同职能部门负责人代理签订合同,分管基建工作副校长负责审批盖章。

签订合同必须遵守《合同法》和国家的有关法律法规,采用书面形式,不得以口头形式达成各类合同。

签订合同必须有相关依据,并与合同一起存档,主要包含以下几个方面:

1.招标备案表;

2.法律法规规定要实施的项目,合同价款计量按国家或行业内相关文件执行,若没有国家或行业内收费标准的,应附有相关会议纪要文件;

3.相关会议纪要或记录文件。

第七条 合同的分发

根据工作需要,由基建房产处综合科分发到基建房产处工程科(工程科负责分发到施工、监理等有关参建单位)、审计处、财务处等校内相关部门和相关人员。

第八条 合同的履行

履行合同时应注意下列事项:

1.合同订立后,相关部门和人员应及时掌握合同内容并严格依照合同约定,全面履行合同,维护学校的合法权益和信誉,防范和规避各种风险。

2.基建房产处工程科负责督促合同签约方按照约定的内容履行合同,详细分解合同任务,实施合同动态跟踪管理,分工参照审核分工执行,各负其责。基建房产处工程科应定期了解和收集当前合同任务分解执行情况,着重了解合同执行进度、付款情况、存在哪些问题等,汇总后作为项目报表的一项内容,定期通报相关人员、主管副处长及处长。

3.在合同执行过程中,一旦发现合同有漏洞或存在对学校不利的条款,应立即向基建房产处处长报告,研究补救措施,争取在问题或损失发生前妥善解决,规避或降低风险。

4.学校发起的合同变更或解除行为应当由基建房产处提出,经与审计处、纪检等部门充分沟通后,并形成会议纪要报基建主管校领导审批后执行。

5.变更或解除合同的提议或答复,一律采用书面形式,并按照合同约定的方式执行,合同无约定的,应按照相关法律法规和程序执行。

6.在合同履行过程中,因失职、渎职或以权谋私,致使工程实施过程中发生纠纷或产生质量事故、影响工期或造成重大经济损失的,参照各部门制定的内部奖惩规定,对相关责任人予以处罚。构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

7.对合同执行效率高、效果好的可参照各部门制定的内部奖惩规定,对相关责任人予以奖励。

第九条 合同纠纷的处理

合同发生纠纷,能协商一致的,应当订立书面协议,协商不成的,应当在法定的诉讼期内,向人民法院起诉,或根据合同的约定,向合同仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料归档备查。

第十条 合同正本应妥善保管,合同正本由基建房产处综合科进行保存,工程竣工后由基建房产处综合科移交给基建房产处工程科存档。合同副本由综合科、工程科各存档至少一份。

第十一条 为保护合同当事人的合法权益,严禁泄露合同机密。由于泄密而造成损失的,应追究有关人员的责任。

第十二条 对于合同签订过程中,工作认真负责,有效的维护了学校利益的相关人员参照各部门制定的内部奖惩规定予以奖励。

第十三条 本办法中未尽事宜,依据《合同法》相关条款执行。本办法自印发之日起施行。

北林校发〔2015〕37号附件.pdf

 

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